Хороший руководитель твердо знает, что его цель не может быть достигнута без помощи умных, талантливых и увлеченных сотрудников. Но даже лучшие команды совершают ошибки. И тут встает вопрос — а почему?
Вы можете полагать, что участники вашей команды работают недостаточно эффективно из-за недоукомплектованности, отсутствия 
мотивации или финансовых ограничений. Но давайте посмотрим на ситуацию более пристально.
Проблемы при обмене информацией, недостаток ресурсов и пропущенные сроки — все это может быть результатом отсутствия прозрачности. Не достигнув цели, люди теряют мотивацию, и их производительность снижается. Из-за низкой производительности вы никогда не сможете использовать имеющиеся ресурсы самым эффективным образом.
Так что, прежде чем требовать расширения штата или увеличения финансирования, присмотритесь к рабочему процессу 3 способа сделать удаленных сотрудников продуктивнее вашей команды и попытайтесь выявить проблемные места, где не хватает прозрачности.
Что такое прозрачность?
Когда речь идет о прозрачности рабочих данных, нужно прежде всего разделить требования к прозрачности на уровне руководства и на уровне отдельного исполнителя.
Для руководителя прозрачность означает наличие инструмента, позволяющего быстро удовлетворять потребность в ресурсах, назначать задачи исполнителям и выявлять узкие места, чтобы ускорить выполнение проектов. Возможность получить срез информации об активных проектах и связать задачи с более крупномасштабными целями подразделения или всей компании очень важна для согласования действий сотрудников и поддержания высокого уровня мотивации.
Участникам команды прозрачность Богатые данные позволяет эффективнее взаимодействовать и выполнять задачи. Если у них есть информационные панели со списком конкретных задач и с отображением общей картины выполнения проекта, они будут чувствовать себя увереннее и действовать более эффективно. Если нет ясности, люди теряют уверенность и мотивацию. Каждый хочет знать наверняка, что работает не впустую.
Можно подвести итог: высокая прозрачность позволяет как окинуть взглядом общую стратегию, так и рассмотреть мельчайшие детали отдельных задач. И если вы ищете способы оптимизировать свой рабочий процесс, есть смысл искать инструменты, которые помогут вам:
- Создать централизованное хранилище всех проектов и сделать процессы четкими и согласованными.
- Приоритизировать цели и определить, как вы будете оценивать достигнутый результат.
- Назначать исполнителей для задач и проектов и обеспечить подотчетность каждого из них.
- Устанавливать вехи и создавать временные шкалы проектов, чтобы выявлять места возможных затруднений.
- Управлять ресурсами и загрузкой команды, чтобы никто из сотрудников не оказался перегружен.
Во что обходится нам низкая прозрачность
Возможно, вы думаете, что когда у вас будет больше финансирования и сотрудников, вот тогда вы и сможете заняться вашим рабочим процессом и ресурсами. Но беда в том, что если вы с самого начала не избавитесь от «слепых пятен» в вашем рабочем процессе, они будут только расти. Когда участники команды не знают, чего ждать, или не имеют возможности бороться с рисками, маленькие проблемы могут стать очень большими.
Прекрасным примером тут может послужить ситуация в строительной отрасли. Бизнес стремительно развивается, и это прекрасно, но еще это означает, что вам приходится выполнять все больше сложных проектов. На рынок приходят новые и новые конкуренты, и от компаний ждут, что они будут укладываться в сроки и смету. Но, по данным компании McKinsey, многие компании с этим попросту не справляются и выполняют некоторые крупномасштабные проекты с превышением сроков на 20% и сметы на 80%. Никто не может позволить себе терять такие суммы денег и доверие клиентов. Поэтому повысить прозрачность данных о проекте необходимо немедленно, чтобы заложить надежную основу для дальнейшей работы.
Давайте проверим, что у вас перед глазами
Хотите узнать, действительно ли у вас стопроцентное зрение? Чтобы оценить ситуацию с прозрачностью данных в команде, попробуйте взять ручку и записать ответы на следующие вопросы:
- Насколько ясны задачи, назначенные участникам команды? Согласованы ли они с OKR команды, подразделения и компании, и видите ли вы, как достижение этих целей вносит вклад в реализацию крупномасштабной корпоративной стратегии?
- Где осуществляется обмен информацией по проекту? В одной системе или в нескольких? Приходится ли участникам команды разыскивать самую свежую информацию о задачах?
- Есть ли у участников команды четкое представление о будущих и текущих проектах и доступ к необходимым ресурсам? Знают ли они, с кем им нужно сотрудничать?
- Можете ли вы быстро составить план проекта, выявить узкие места до того, как возникнут проблемы, и проверить, как распределены ресурсы?
Не все гладко? Не волнуйтесь, вы не одиноки. Давайте выясним, как решают основные проблемы с прозрачностью ведущие мировые компании.
Как ведущие компании улучшают прозрачность
Согласованность действий в команде
Для начала согласуйте OKR вашей команды. Убедитесь, что все проекты и задачи, над которыми работают участники, связаны с общими корпоративными целями. Создайте календарь и панель задач, чтобы участники команды могли видеть сроки и понимать последствия своих действий. Когда ваши коллеги смогут получать четкие ответы на все вопросы о проекте, они будут чувствовать себя увереннее и меньше заниматься прокрастинацией. Также это поможет действовать более эффективно при передаче материалов по проекту от одного исполнителя к другому. Наличие последовательных рабочих процессов позволяет всем участникам твердо знать, что они должны делать и с кем взаимодействовать, а также вдохновляет сотрудников работать с полной отдачей.
Когда ваша команда работает, как часы, вам будет гораздо проще взаимодействовать и с другими командами и подразделениями в случае необходимости. При хорошей прозрачности данных вы сможете согласовать свои проекты и цели с проектами и целями других команд. Если действия других рабочих групп так же прозрачны, вы сможете видеть рабочую загрузку и процессы друг друга, и это будет способствовать взаимному пониманию, уважению и согласию. У каждой команды есть собственные OKR, связанные с общими целями компании. Прозрачность позволяет различным командам действовать согласованно при выполнении общих проектов и не бороться за первенство.
Отличный пример — то, как мы использовали Wrike при планировании нашей первой пользовательской конференции. Когда информация поступает из чатов, электронных сообщений, Google Документов и неформальных обсуждений, важные детали иногда могут теряться. Но когда Wrike используется как единый источник достоверной информации, действия разных команд гораздо проще согласовать. Каждое подразделение решает собственные задачи, оставаясь на связи и успешно сотрудничая для достижения общей цели.
Учимся эффективно распределять и использовать ресурсы
Ресурсы — это люди, возможности, финансирование и инструменты. Разбивая проекты на задачи и подзадачи, вы находите новые возможности.
Где ваши сотрудники обмениваются информацией? Как распределяется рабочая загрузка? Какие этапы проектов можно автоматизировать? Централизованно ли хранятся все материалы по проектам и доступны ли они всем участникам?
Для начала попробуйте визуализировать ваш главный ресурс — персонал. Диаграмма Ганта помогает наглядно отобразить календарный план проекта, так что вы сможете сразу увидеть, где нужны дополнительные ресурсы и где возникают накладки. Взявшись за назначение задач, вы сможете просматривать данные о ресурсах и видеть, насколько эффективно сбалансирована рабочая загрузка в команде. Это поможет вам выявить возможные узкие места и составить план проекта, позволяющий вашим сотрудникам выполнять работу вовремя и без превышения сметы.Диаграмма Ганта — это наглядная временная шкала, где вы можете увидеть все необходимые для проекта ресурсы.График потребности в ресурсах позволяет вам использовать временную шкалу, чтобы сбалансировать рабочую загрузку.
Помимо персонала, значительную долю ресурсов составляют инструменты и средства автоматизации. По данным исследования McKinsey, за неделю сотрудники в среднем тратят около 20% рабочего времени на сбор нужной информации, хранящейся в разрозненных программных инструментах. Внедрение единого хранилища для всех цифровых материалов позволит вам сэкономить эти часы.
Помогите командам успешно сотрудничать
Наличие единого источника достоверной информации по проектам и согласованного рабочего процесса помогает участникам команды понимать, чего от них ждут, знать, какие задачи им поручены, и успешно общаться Как отсутствие между собой. Если прозрачности не хватает, люди легко выходят из себя и начинают искать виноватых в случае любой проблемы. Эти отрицательные эмоции и отсутствие возможности что-то изменить могут очень быстро снизить уровень мотивации.
Но этого можно легко избежать, если повысить прозрачность взаимодействия и рабочих процессов, связанных с выполнением задач. Например, в Wrike используются @упоминания, позволяющие участникам команды помечать друг друга тегами прямо в задаче, чтобы попросить отзыв, ускорить работу над проектом или передать нужную информацию. Нужно ли вам отредактировать статью в блоге или получить отзыв о дизайн-проекте, Wrike предлагает централизованный и составленный в хронологическом порядке поток необходимой информации. Это позволяет участникам команд, руководителям и другим сотрудникам организации легко получать данные Как отсутствие о статусе проекта. Wrike делает прозрачными все ваши проекты. Все взаимодействие осуществляется централизованно, все участники команд получают доступ к самым свежим материалам и четкое представление о своих задачах.
Как добиться стопроцентного зрения
Прозрачность достигается применением нужных инструментов для согласования действий в команде, распределения ресурсов и совместной работы. Когда вы ищете инструмент, который должен вам помочь, ищите тот, что позволяет централизованно хранить все обсуждения и документацию по проекту.
Функции, позволяющие спланировать проект на временной шкале и наглядно отобразить рабочую загрузку участников команды, помогут вам в успешном выполнении проектов. Панели задач и отчеты помогут командам действовать в соответствии с OKR и видеть свой вклад в общие цели компании, чтобы сохранить высокий уровень мотивации. Когда прозрачность становится приоритетом, все участники знают, как выполняется проект, и могут при необходимости подключиться к работе в нужный момент. Именно поэтому она играет такую важную роль.
